De nieuwe sterilisatieafdeling van het UMC Utrecht

599
Jeroen en Timothy
Jeroen en Timothy.

Jeroen en Timothy.

Dit artikel is een publicatie uit de Parametric Release | mei 2021.

In januari opende UMC Utrecht een innovatieve sterilisatieafdeling. In een intensief proces van vijf jaar werden nieuwbouw, systemen en processen optimaal op elkaar afgestemd en zijn de nieuwste innovaties toegepast. Het resultaat is een ultramoderne afdeling, uniek in Europa. Op de CSA worden alle medische instrumenten voor de operatiekamers en (poli)klinische afdelingen van het UMC Utrecht, het Wilhelmina Kinderziekenhuis en het Centraal Militair Hospitaal gereinigd en gesteriliseerd.

Jeroen de Geus is als DSMH verantwoordelijk voor de uitkomsten van de processen in de  CSA en nam onder andere deel aan de projectgroep Apparatuur en Processen die een belangrijke rol speelde in de toepassing van de wet- en regelgeving, luchtbeheersing,  logistiek en apparatuur op de nieuwe CSA. Jeroen is een oude bekende op de CSA, want hij kan terugkijken op een 38-jarige loopbaan in diverse functies van jongste bediende via  teamleider en Stafmedewerker Kwaliteit naar DSMH in het UMC Utrecht. Als er iemand bij de bouw van de nieuwe CSA betrokken moest zijn vanwege de onmisbare vakinhoudelijke kennis, dan was Jeroen het wel. “Als ervaringsdeskundige was mijn rol adviserend. Ik weet  hoe CSA-medewerkers werken. Wat ze nodig hebben om hun werk goed en prettig te kunnen doen. Ik kon al mijn ervaring inzetten om de CSA niet alleen mooi en innovatief te laten worden maar ook de beste werkplek voor de MSMH’s.”

Uniek totaalconcept

De voorbereidingen voor de nieuwe CSA werden al in 2015 opgestart, toen het Programma van Eisen werd opgesteld in samenwerking met de afdeling Inkoop, de toenmalige leiding van de CSA, het management van de divisie en het facilitair bedrijf. De aanleidingen voor de nieuwbouwplannen waren dat de bestaande apparatuur was verouderd en afgeschreven. Nieuwbouw bood kansen voor optimalisatie van het sterilisatieproces op het gebied van efficiency, duurzaamheid, ergonomie en kwaliteit. Oftewel ‘Operational Excellence’; het minimaliseren van de logistieke bewegingen, inrichten van processen met een minimale foutkans en zorgen voor een optimale doorstroming in processen. UMC Utrecht heeft voor deze nieuwbouw in co-creatie samengewerkt met bouw- en techniekpartners: Hospitalis (bouw), PMT Partners Medische Techniek (reiniging, desinfectie en sterilisatie), ChipSoft (innovatieve software) en BOIKON (mechanisatie en procesoptimalisatie). Door de intensieve samenwerking tussen alle partners kon het unieke totaalconcept worden ontwikkeld.

Bewaking luchtbeheersing

Bewaking luchtbeheersing.

Reinigingsruimte

Reiniginsruimte.

Organisatie en cultuur

Timothy Allom was teamleider Logistiek OK in het UMC Utrecht. Hij werd in 2019 benoemd tot interim hoofd CSA. De nieuwe CSA was toen in constructie. Timothy: “Ik kreeg de opdracht de nieuwe CSA werkbaar te maken voor het personeel. Ik heb daarbij goed gekeken naar de organisatie en de cultuur. Het ziekteverzuim op de afdeling was hoog; dat is vaak een teken aan de wand. De werkdruk bleek hoog; mensen werkten lange dagen, in het weekend of op incourante tijden. Omdat ik pas in 2019 op de afdeling kwam kijken, heb ik natuurlijk veel gemist van wat zich in het verleden heeft afgespeeld. Daarom was het heel fijn om met Jeroen samen te werken; de ervaring die hij meebracht was onmisbaar. Samen hebben we de medewerkers betrokken bij de nieuwbouw. Want het zijn juist de MSMH’s die op de CSA moeten werken. Je kunt nog zulke mooie plannen bedenken: zij moeten het werk uitvoeren. Zij moeten hun werk goed kunnen doen en zich lekker voelen op hun werkplek.”

Timothy vervolgt: “Iedereen mag meedenken”, was onze boodschap. “Dat probeerden we op allerlei manieren te stimuleren. MSMH’s gingen mee naar de fabriek waar de FAT (Factory Acceptance Test) werd uitgevoerd en we hingen foto’s op van de apparatuur zodat iedereen het kon zien en erover kon nadenken. Hoe ga ik hiermee werken? De CSA moest van de medewerkers worden, dat was onze missie. We wilden dat iedereen trots op de nieuwe afdeling kon zijn. We zijn erg blij met alle input die we van de medewerkers hebben gekregen.”

Nieuw is niet altijd leuk

Timothy: “Wat in dit traject maar weer is gebleken, is dat ieder veranderproces vroeg of laat op weerstand stuit. Nieuwe dingen zijn niet altijd leuk. Maar we zijn er met elkaar doorheen gegaan. We waren er altijd, om vragen te beantwoorden en de medewerkers te informeren. De CSA draait goed en iedereen weet wat hij of zij moet doen. Het is nu aan de nieuwe leiding van de CSA om de processen en protocollen verder te verbeteren.”

 “Je kunt nog zulke mooie plannen bedenken: zij moeten het werk uitvoeren. Zij moeten hun werk goed kunnen doen en zich lekker voelen op hun werkplek.”

Wat is er allemaal veranderd? De werkprocessen zijn grotendeels geautomatiseerd; robots brengen de instrumenten(sets) nu naar de juiste werkplek of zorgen ervoor dat zij onder de juiste condities worden opgeslagen. De vrijgifte van de reinigings- en sterilisatieprocessen zijn gedigitaliseerd in het automatiseringssysteem Hix. De reinigingsapparatuur heeft ook een chemisch desinfectieproces voor thermolabiele instrumenten, is voorbereid voor prionen inactivatie en heeft een aparte droogcabine waardoor het instrumentarium er geheel droog uitkomt. Het sterilisatieproces is vernieuwd, er is een afgesloten ruimte waar de gesteriliseerde pakketten geconditioneerd afkoelen en de ergonomische werkomstandigheden zijn verbeterd. Omdat de robots de zware pakketten met instrumenten verzamelen, stapelen, transporteren en weer ontstapelen, hoeven medewerkers minder loop-, draai-, en tilbewegingen te maken. “De inpakafdeling is nu veel rustiger”, vertelt Jeroen. “De MSMH krijgt de instrumenten aangereikt waaruit hij de set moet samenstellen. Hij kan niet zelf kiezen welke set hij eerst doet; dat wordt geautomatiseerd aangeleverd. Hij is dus nooit meer met meerdere sets tegelijk bezig en kan geen verkeerde prioriteit stellen. Er wordt minder heen en weer gelopen en efficiënter gewerkt. Medewerkers waren in het begin een beetje huiverig of zij zelf niet als een robot de hele dag hetzelfde werk aan dezelfde tafel moesten gaan doen. Maar dat blijkt helemaal niet het geval. Het werk bestaat uit vele taken en er zijn verschillende werkplekken. Er is gelukkig afwisseling  genoeg.”

Petje af

Timothy: “Omdat het beroep van MSMH inmiddels best schaars is geworden, hebben we kritisch gekeken naar de werkzaamheden en hoe we de werkdruk konden verminderen. Al snel bleek dat werkzaamheden als instrumenten ophalen in het ziekenhuis, karren schoonmaken en inpakken niet door geschoolde MSMH’s uitgevoerd hoeven worden. Daar hebben we in eerste instantie uitzendkrachten voor ingezet. Inmiddels hebben we een groot deel van deze krachten in dienst genomen, omdat dit de binding met de afdeling vergroot. Medewerkers voelen zich meer betrokken bij de afdeling als ze bij ons in dienst zijn. En soms zie je zelfs dat zo iemand
uiteindelijk wil doorstromen naar de functie van MSMH en zich aanmeldt voor de opleiding, een hele mooie ontwikkeling.

Karren, bakken, wasmachines

Karren, bakken en wasmachines.

Robot belaadt sterilisator

Robot belaadt sterilisator.

De ingebruikname van de nieuwe sterilisatieafdeling verhoogt de kwaliteit van de zorg, minimaliseert bedrijfsrisico’s en zorgt voor een efficiënter proces. En daarbij wordt ook nog eens veel energie bespaard. Met de warmte die vrijkomt van één sterilisatieproces kan een watertank van zeshonderd liter drie graden worden opgewarmd. Dat warme water wordt gebruikt voor de wasmachines en dan blijft er nog restwarmte over dat elders in het ziekenhuis kan worden ingezet. De nieuwe CSA is nu drie maanden in gebruik, wat betekent dat nu de puntjes op de i worden gezet. “Ik verwacht dat we daar dit hele jaar nog wel mee bezig zullen zijn”, zegt Jeroen. “We zijn nu bijvoorbeeld bezig met de borging en registratie van het losse instrumentarium waar geen barcode op zit. De ISO-certificering komt eraan en heeft onze volle aandacht. En ik zou graag een kwaliteitsslag willen maken in de controle van samengestelde sets. Het proces van reiniging en sterilisatie zit vol met dubbele controles, alleen niet waar het de samengestelde sets
betreft. Terwijl het natuurlijk van groot belang is dat de sets kloppen. Als er iets niet goed is, komt de OK in de knel.”

Timothy: “Ik neem mijn petje af hoor, voor de MSMH’s. Ze leveren knap werk.”

Timothy: “Omdat op de CSA wel zeshonderd sets per dag worden verwerkt, zou het controleren van deze sets veel mankracht en organisatie vragen. Daarom denk ik dat de oplossing eerder zit in ad hoc controles, of steekproefsgewijs. Een andere kwaliteitsslag is dat we samen met de OK en de CSA afspraken maken over het hele proces van reinigen en steriliseren. Er wordt nogal eens onterecht gewezen naar de CSA als iets niet helemaal goed gaat. Maar dat proces van het steriliseren van zeshonderd sets per dag, zoals hier gebeurt, is nog niet zo eenvoudig. Ik heb respect voor wat een CSA-medewerker allemaal moet weten en kunnen. Hij moet zijn weg vinden tussen 23.000 verschillende instrumenten en van een heleboel protocollen kennis hebben. Daar wordt te vaak te eenvoudig over gedacht. Ik neem mijn petje af hoor, voor de MSMH’s. Ze leveren knap werk.

Robot ontlaadt afkoelruimte

Robot ontlaadt afkoelruimte.

“Bepaal vooraf duidelijk de ambities en doelen en vertaal deze naar een duidelijk functioneel en technisch Plan van Eisen. Bewaak te allen tijde de integraliteit tussen apparatuur, bouw en ICT. Innoveren is vallen en opstaan dus houd daar rekening mee in termen van tijd en geld. Doe vooraf grondig onderzoek naar (noodzakelijkheid van) tijdelijke voorzieningen en welke (proces)aanpassingen dit gaat vragen. Maak een (risico)analyse of de organisatie klaar is voor de innovatie. Betrek de medewerkers vanaf het allereerste begin. En tot slot: onderschat het belang van een goede en stabiele projectsystematiek en -organisatie niet!”